Rappels & reconfirmations
Batlr distingue deux types de notifications pré-arrivée :
- Rappel — informe le client de sa réservation (sans demander de réponse)
- Reconfirmation — demande au client de confirmer activement sa venue
Comprendre la différence entre les deux est essentiel pour réduire les no-shows.
Rappel : informer
Un rappel est une notification passive. Vous dites "N'oubliez pas votre réservation demain à 19h30."
- Pas de bouton à cliquer
- Pas de tracking de réponse
- Réduit les oublis honnêtes
Configuration : Marketing → Communications → Rappels
- Choisir les timings : ex 24h avant + 2h avant
- Sélectionner les canaux : email, SMS, ou les deux
- Templates personnalisables
Reconfirmation : exiger une réponse
Une reconfirmation est active. Vous dites "Confirmez votre venue ou annulez." Le client doit cliquer.
- Bouton "Je confirme" ou "Annuler" dans l'email/SMS
- Statut tracké dans la réservation : Pending / Confirmed / Declined
- Si décliné → la réservation peut être passée automatiquement en Annulée
- Réduit les no-shows par engagement
Configuration : Marketing → Communications → Reconfirmation
- Délai d'envoi (24h ou 48h avant)
- Canaux : email, SMS, ou les deux
- Action si décliné : Annuler automatiquement (toggle)
Comparaison
| Aspect | Rappel | Reconfirmation |
|---|---|---|
| Action attendue | Aucune | Cliquer (confirmer/annuler) |
| Tracking | Envoyé / non envoyé | Pending / Confirmed / Declined |
| Auto-annulation possible | Non | Oui |
| Réduction des no-shows | Modérée | Forte |
| Risque de friction | Faible | Modéré (si client n'aime pas cliquer) |
Astuce : Recommandation : utilisez les deux. Un rappel J-1 le matin (informatif) + une reconfirmation J-1 le soir (active). Vous capturez les distraits et les indécis.
Reconfirmation côté client
Le client reçoit un email ou un SMS du type :
Bonjour {client_name},
Pouvez-vous nous confirmer votre présence ce soir à 19h30 ?
[✓ Je confirme] [✗ Je dois annuler]
Le clic l'amène sur la page de reconfirmation (/rc?token=...). Le token est unique par réservation et expire après la date.
Si le client clique Annuler, et que vous avez activé Auto-annulation, la réservation passe en Annulée dans Batlr et la table est libérée automatiquement.
Envoi manuel
Depuis le détail d'une réservation, vous pouvez :
- Envoyer un rappel maintenant (en plus des rappels automatiques)
- Envoyer une reconfirmation maintenant
Choisissez les canaux (email/SMS) puis validez.
Suivi dans la timeline
Chaque rappel et chaque reconfirmation envoyés sont tracés dans la timeline de la réservation :
- Date et heure d'envoi
- Canal (email / SMS)
- Statut (envoyé, délivré, rebondi)
- Pour la reconfirmation : statut de réponse (en attente / confirmée / déclinée)
Override par réservation
Vous pouvez surcharger les paramètres de rappel pour une réservation spécifique :
- Détail de la réservation → bouton Modifier
- Section Rappels personnalisés → toggle ON
- Définissez vos propres timings (ex : pas de rappel pour ce VIP qu'on vient d'avoir au téléphone)
Désactiver pour un client précis
Dans la fiche du client (CRM) → tag No-reminders ou notes "Pas de rappel automatique". Pratique pour les habitués qui ne veulent pas être sollicités à chaque réservation.
L'app n'a pas de toggle "no-reminders" automatique — c'est à vous de gérer manuellement via les overrides par réservation.
Bonnes pratiques
Astuce : Astuce 1 : programmez un rappel 24h avant et une reconfirmation 48h avant pour les services du soir. Vos clients ont le temps de s'organiser.
Astuce : Astuce 2 : pour les services du midi (souvent réservés en last-minute), envoyez un rappel 2h avant seulement.
Astuce : Astuce 3 : si votre taux de no-show dépasse 10%, activez la reconfirmation avec auto-annulation. Vous récupérez les places à temps pour les revendre.